El diagnóstico: el freno operativo en la gestión de imágenes
Una importante central de compras B2B se enfrentaba a un desafío crítico: la gestión manual y la búsqueda ineficiente de imágenes para los miles de productos proporcionados por sus proveedores. Este proceso no solo consumía una cantidad ingente de tiempo, sino que generaba una cadena de problemas que afectaba a toda la operación.
- Falta de estandarización: cada proveedor enviaba la información en un formato diferente, obligando al equipo a un trabajo manual de adaptación.
- Fuentes no controladas y riesgos legales: la búsqueda de imágenes se hacía en fuentes externas, con el riesgo de usar material sin licencia.
- Inconsistencia y errores: la clasificación manual de productos y la asociación de imágenes eran propensas a errores que afectaban a la calidad del catálogo final.
- Baja escalabilidad: el sistema era incapaz de crecer al ritmo del negocio. Añadir nuevos proveedores o productos suponía un cuello de botella inmediato.
La solución: automatización inteligente para la identificación de imágenes
Diseñamos e implementamos un flujo de automatización con n8n que actuaba como un gestor de catálogos inteligente. El sistema orquestaba todo el proceso, desde la recepción de la información hasta la entrega de un archivo listo para importar.
Flujo de procesamiento de catálogo
- Recepción automática por correo: n8n monitorizaba una bandeja de entrada y, al recibir un email con un catálogo adjunto, iniciaba el proceso.
- Extracción de datos del Excel: el flujo leía el archivo Excel, identificaba el listado de productos y extraía los datos relevantes.
- Mapeo y modelado de datos: se mapeaban los campos del proveedor (nombre, referencia, etc.) al modelo de datos requerido por la plataforma final.
- Búsqueda de imágenes por código de barras: para cada producto, se realizaba una búsqueda en una API de imágenes utilizando su código de barras (EAN), asegurando la obtención de la imagen correcta y con licencia.
- Categorización automática: usando lógica predefinida, el producto se asignaba a la categoría correcta dentro del árbol de categorías de la plataforma.
- Entrega de formato final: el sistema generaba un archivo (CSV o XML) con todos los datos enriquecidos y en el formato exacto para ser importado masivamente en la plataforma B2B.
Resultados: fiabilidad, velocidad y crecimiento
La automatización transformó un cuello de botella en una ventaja competitiva, liberando al equipo para centrarse en tareas estratégicas.
Reducción del 99% en errores manuales
Al eliminar la intervención humana en la copia de datos y clasificación.
Aceleración del "time-to-market"
El tiempo para publicar un nuevo catálogo de proveedor se redujo de semanas a horas.
Ahorro de +40 horas/semana
El equipo de producto dejó de hacer tareas de data entry para centrarse en la estrategia comercial.
Escalabilidad garantizada
El sistema puede procesar cientos de catálogos sin esfuerzo adicional.
Consistencia y calidad de datos
El catálogo online se convirtió en una fuente de información fiable y estandarizada.
Reducción de riesgos legales
El uso de imágenes se automatizó a través de fuentes controladas, eliminando riesgos de licencias.
Este caso demuestra que la automatización de procesos de datos no es un lujo, sino una necesidad para las empresas B2B que buscan fiabilidad y eficiencia para escalar.